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Portrait de Antonia Pulicani
Un grand pas vers l’administration électronique

Un premier pas vers la dématérialisation totale des flux comptables des collectivités ? Sûrement. En effet, à dater du 1er janvier 2015, tout transfert de flux comptable vers la Direction générale des finances publiques (DGFiP) devra suivre un nouveau protocole intitulé PES V2 pour Protocole d'échange standard version deux.  Si le PES V2 vise, à terme, la dématérialisation complète des pièces comptables (bordereaux, titres, mandats) mais aussi des pièces justificatives, le passage à la dématérialisation complète reste au choix de la collectivité. Ainsi les bordereaux, les mandats, les titres et les pièces justificatives pourront continuer à être envoyés par voie papier comme actuellement.

Le PES V2 veut être la solution de dématérialisation des titres de recette, des mandats de dépense et des bordereaux récapitulatifs... Ce protocole d’échange d’Hélios intervient en remplacement des protocoles de transmission actuels "à plat" (Rolmre, Indigo) des titres et des mandats, nécessairement doublés d’une transmission papier lors de l’envoi à la trésorerie. Les caractéristiques du PES V2 sont précisées par l’arrêté du 27 juin 2007 portant application de l’article D1617-23 du code général des collectivités territoriales relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique.

La dématérialisation complète

En clair, les collectivités vont donc pouvoir transmettre leurs pièces comptables par voie électronique. Les divers bordereaux seront alors validés par la signature électronique du maire. En pareil cas, plus aucun document papier ne sera transmis en trésorerie. Pour ce faire, la collectivité devra être équipée :
- d’un outil de numérisation pour scanner les pièces justificatifs (factures, Rib, etc.),
- d’un certificat électronique au nom du maire pour signer électroniquement les bordereaux d’envois,
- d’un certificat électronique au nom de l’agent qui transmettra les flux,
- d’un parapheur électronique pour gérer le processus de visa et de signature.
Si la collectivité ne possède pas de signature électronique, elle pourra tout de même envoyer électroniquement les pièces justificatives attachées aux mandats (factures, Rib...) via un outil de numérisation. Dans ce cas seuls les bordereaux, les mandats et titres seront envoyés par voie papier.

Concrètement ?

"Le PESV2 nécessite la numérisation des factures en amont puis le cheminement des fichiers de bordereaux, mandats, titres et de pièces justificatives sur les écrans informatiques jusqu’à celui du maire ou de son adjoint aux finances. Cette nouvelle organisation demande à être particulièrement réfléchie en interne, testée et mise en œuvre notamment lorsque plusieurs services procèdent au mandatement des factures avec des étapes de visa et de multiples délégations de signature. La signature électronique est d’ailleurs la meilleure illustration de ce changement d’organisation" explique la Direction régionale des finances publiques du Nord-Pas-de-Calais, interrogée par la Gazette des communes.  "Les flux informatiques PESV2 qui vont alimenter Hélios doivent répondre à un standard de qualité plus exigeant qu’actuellement. Par exemple, un mandat de paye ne comporte pas les mêmes informations qu’un mandat d’investissement. Pour accompagner la commune et faciliter ses travaux de préparation, il est prévu que le comptable et le correspondant dématérialisation de la Direction régionale des finances publiques (DRFIP) soient présents pour expliquer le contenu du cahier des charges. Leur présence tout au long de la préparation est indispensable. Des tests et des points d’étape sont prévus à intervalles réguliers".

Comment passer au PES V2

L’adoption du PES par une collectivité s’effectue à l’issue d’une procédure de validation technique et fonctionnelle, menée conjointement avec la Direction générale des finances publiques (DGFiP) et avec l’appui de l’éditeur du logiciel financier utilisé, afin de permettre une gestion optimale des données dans Hélios. Elle est officialisée, à l’issue de cette procédure, par un formulaire d’adhésion au PES. La mise en œuvre du PES par la collectivité à partir de la date indiquée dans le formulaire permet la dématérialisation des titres de recette, des mandats de dépense et des bordereaux récapitulatifs lorsque les domaines PES aller recette et dépense sont concernés et que les flux sont signés électroniquement. Afin de bénéficier de l’intégralité des avantages du PES, il est conseillé de le déployer pour tous les budgets de la collectivité concernée. La majorité des éditeurs de progiciels financiers sont en capacité de générer les flux comptables selon le PES. Par ailleurs, le protocole PES V2 transporte les pièces justificatives dématérialisées. La dématérialisation des pièces justificatives de la dépense et de la recette permet ainsi à la collectivité d’atteindre une dématérialisation totale des échanges comptables et financiers avec le comptable. Pour en savoir plus les responsables des collectivités sont invités à se rapprocher de leur trésorier.

Pour les petites collectivités

Mediaterra, éditeur du logiciel "Marianne Gestion" depuis vingt deux ans, propose une solution PES V2, avec assistance, adaptée aux petites collectivités. Le service développement de Médiaterra répond à vos questions au 04 95 31 12 21.

Pour en savoir plus